Privacybeleid

1. Introductie

Om goede zorg te kunnen verlenen, verzamelt EDB Psychologen persoonsgegevens van u. Dit is noodzakelijk voor een goede behandeling, om contact met u op te nemen en voor de financiële afhandeling van uw behandeling.

In deze Privacybeleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. [Bedrijf] houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO), de wet Gebruik Burger Service Nummer in de Zorg (Wsn-z) en  de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacybeleid;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

1.2 Wettelijk verplichtingen

Zorgaanbieders zijn verplicht om medische dossiers 15 jaar te bewaren. Als de wettelijke bewaartermijn is verlopen en u niet langer cliënt bent, worden de gegevens vernietigd. Indien u cliënt blijft, worden de persoonsgegevens bewaard voor toekomstige behandelingen.

1.3 Voor wie geldt dit privacybeleid?

Dit privacybeleid geldt voor alle cliënten van EDB Psychologen. Daarnaast is Dit privacybeleid ook van toepassing wanneer u een bezoek brengt aan onze website, een voormalige cliënt bent, cliënt wil worden of wilde worden, maar dit uiteindelijk niet is gebeurd, of wanneer u onze praktijk heeft bezocht in het kader van een consultatie door uw huisarts.

1.4 Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

EDB Psychologen is verantwoordelijk voor het verwerken van uw gegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacybeleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

 

2. Persoonsgegevens en verwerking daarvan

 

2.1 Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn tot een natuurlijk persoon. We onderscheiden gewone en bijzondere persoonsgegevens. Gewone persoonsgegevens geven feitelijke informatie over een persoon, zoals bijvoorbeeld naam, geboortedatum of geslacht, adres- en contactinformatie.

Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens van gevoelige aard. Deze zijn extra privacy-gevoelig. Voorbeelden zijn uw BSN nummer en informatie over uw (psychische) gezondheid.

2.2 Wat betekent verwerken?

De betekenis van het begrip ‘verwerken’ is ruim en houdt onder meer in: het verzamelen, bewaren, raadplegen, gebruiken, met elkaar in verband brengen en het verstrekken aan derde partijen die voor EDB Psychologen  bepaalde diensten uitvoeren. 

2.3 Waarom hebben we toestemming nodig voor de verwerking?

EDB Psychologen mag  niet zomaar persoonsgegevens van u verwerken. Daar is een legitieme reden voor nodig. Vaak vloeit dit voort uit de behandelovereenkomst of een wettelijke verplichting. Soms is dit gebaseerd op uw uitdrukkelijke toestemming. Voordat u bij EDB Psychologen in behandeling komt vragen wij toestemming. Voor kinderen onder de 16 jaar wordt toestemming van een ouder gevraagd. U kunt uw toestemming op elk moment weer intrekken.

Indien u niet akkoord gaat, of uw toestemming intrekt, kan uw behandelaar van EDB Psychologen u niet langer goed van dienst zijn. Passende zorg kan enkel geleverd worden als alle relevante gegevens beschikbaar zijn. Bovendien is EDB Psychologen verplicht om een medisch dossier aan te leggen om de kwaliteit van (toekomstige) zorg te waarborgen.

 

3. Wat doet EDB Psychologen met uw gegevens?

 

3.1 Telefonisch en e-mail contact

Als u telefonisch contact opneemt met algemene vragen over de praktijk en/of behandelmogelijkheden, dan zullen wij geen persoonsgegevens vastleggen, tenzij dit wenselijk is omdat u teruggebeld moet worden. In dat geval noteren wij uw naam en telefoonnummer, wie u moet terugbellen en eventueel de reden of uw vraag. Correspondentie per mail verwijderen wij na uiterlijk 1 jaar, tenzij de inhoud van de mail relevant is voor en opgenomen wordt in uw medisch dossier. Voicemailberichten worden gedurende maximaal 3 maanden bewaard zodat wij achteraf kunnen vaststellen een factuur voor een niet-tijdig geannuleerde afspraak wellicht onterecht verstuurd is.

3.2 Aanmelding

Indien u zich aanmeldt bij EDB Psychologen, vragen wij om een aantal persoonsgegevens, zoals uw naam, adres, geboortedatum, BSN, telefoonnummer en e‐mailadres. Ook vragen wij u om informatie over uw klachten, mogelijke oorzaken, hulpvraag en eventuele behandelhistorie.

Deze gegevens en gegevens omtrent behandeling en onderzoek worden vastgelegd in uw medisch dossier. In uw medisch dossier kunnen ook een behandelplan, contactmomenten, mail correspondentie en cliëntgegevens opgenomen worden, alsmede gegevens die u ons verstrekt heeft over derden.

Bij uw eerste gesprek moeten wij uw identiteit controleren aan de hand van uw identiteitsbewijs. Wij maken daarvan geen kopie of scan maar registreren wel het ID nummer van uw identiteitsbewijs.

Als dat aan de orde is, zullen wij u vragen naar uw dossier bij uw voorgaande zorgaanbieder.

3.3 Verwijsbrief

Als wij een verwijsbrief ontvangen van uw huisarts terwijl u zich (nog) niet heeft aangemeld, zullen wij telefonisch contact opnemen om u erop te wijzen dat wij een verwijsbrief hebben ontvangen en dat u altijd zichzelf ook moet aanmelden. Als u zich dan niet binnen 4 weken aanmeldt, zullen wij de verwijsbrief vernietigen en uw huisarts daarvan op de hoogte brengen.

3.2 Rapportage

Gedurende en/of na afloop van uw behandeling wordt – alleen als u daar gerichte toestemming voor geeft – uw verwijzer/huisarts geïnformeerd over diagnose, behandelplan en behandelverloop.

Soms kan het nodig zijn om u te verwijzen naar een andere specialist. EDB Psychologen verstrekt enkel de noodzakelijke persoonsgegevens aan deze specialist. Indien u een afspraak maakt met deze specialist, wordt dit gezien als het geven van toestemming. 

3.3 Betaling

Om de verzekeraar u of andere derden een factuur te sturen voor de behandeling worden persoonsgegevens gebruikt. Dat kan ook via een factoringbedrijf of administratiekantoor. Op de factuur staan uw NAW-gegevens (Naam Adres Woonplaats) en een specificatie van de behandeling. Deze facturen worden bewaard in de debiteurenadministratie. Indien een rekening na meerdere herinneringen niet wordt betaald, kunnen gegevens worden gedeeld met derden voor de incasso.

3.4 Zorgverzekeraar

Indien u verzekerd bent, worden alleen de noodzakelijke persoonsgegevens uitgewisseld met de zorgverzekeraar. 

De zorgverzekeraar kan ook gegevens opvragen van verzekerde voor een controle. Afhankelijk van het soort onderzoek moeten gevraagde gegevens verstrekt worden. Daarbij staat de privacy van cliënten altijd voorop.

3.5 Bezoek website

Wanneer u de website bezoekt, kunnen gegevens verwerkt worden via cookies.

3.7 Verwerker

Het kan noodzakelijk zijn dat gegevens worden gedeeld met derden, zoals een ICT-leverancier of een administratiekantoor. Indien deze derde kwalificeert als een verwerker, dan sluit EDB Psychologen een verwerkersovereenkomst af met deze partij, zodat uw privacy beschermd is. Er worden alleen persoons gegevens gedeeld die van belang zijn voor de dienstverlening.

 

4. Plichten zorgaanbieder

 

4.1 Organisatorische beveiligingsmaatregelen

De zorgverleners van EDB Psychologen hebben een beroepsgeheim en mogen in de basis niets doorgeven aan anderen. Zorgverleners en praktijkassistenten die gegevens verwerken en daarvan kennis nemen, hebben tevens een geheimhoudingsverklaring getekend en zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Gegevens uit uw dossier worden buiten de praktijk slechts gedeeld met diegenen die bij de behandeling zijn betrokken of wanneer u toestemming hebt gegeven voor het delen van die gegevens. EDB Psychologen slaat geen persoonsgegevens op in landen buiten de Europese Unie.

EDB Psychologen zal geen bijzondere persoonsgegevens versturen via onbeveiligde mail. We kunnen er natuurlijk niet voor verantwoordelijk gehouden worden als wij van u of van derden vertrouwelijke informatie ontvangen via onbeveiligde mail.

Om bij afwezigheid van uw behandelaar te kunnen waarnemen, hebben de behandelaren en praktijkassistenten bij EDB Psychologen toegang tot uw persoonsgegevens. Op uw verzoek kan de toegang tot uw medische gegevens beperkt worden tot alleen uw behandelaar. In dat geval is de mogelijkheid om waar te nemen bij geplande of ongeplande afwezigheid van uw behandelaar beperkt.

4.2 Technische beveiligingsmaatregelen

Naast de bovengenoemde organisatorische maatregelen heeft EDB Psychologen ook technische beveiligingsmaatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen, waaronder:

• gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze computersystemen
• Toegang tot de praktijkserver waarop persoonsgegevens bewaard worden is daarnaast beveiligd door: SSL certificaten die vanuit de server uitgegeven en weer ingetrokken kunnen worden; communicatie met de praktijkserver is versleuteld; blokkeren van IP adressen na herhaalde mislukte inlogpogingen, e.d.
• Beveiligde communicatie tussen computersystemen
• Back-ups van persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen als daar aanleiding toe is;
• Actuele virusscanners op al onze computersystemen

4.3 Verantwoordingsplicht

Om te voldoen aan de verantwoordingsplicht worden registers bijgehouden  van verwerkingen en eventuele datalekken.

4.4 Melden van incidenten

Als er onverwacht toch iets niet goed is gegaan met de bescherming van uw persoonsgegevens - of bij een vermoeden dat dit het geval is - dan zal EDB Psychologen  dit melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als dit incident op uw persoonsgegevens betrekking heeft en voor u mogelijk een hoog risico inhoudt op uw rechten en vrijheden, dan wordt u zo snel mogelijk op de hoogte gebracht.

 

5. Waar hebt u recht op?

 

5.1 Recht op inzage en afschrift

U hebt het recht om kennis te nemen van de gegevens in uw dossier. Verder hebt u recht op een afschrift van uw dossier. Persoonlijke aantekeningen van uw behandelaar vallen niet onder uw recht op inzage en afschrift. Gegevens over derden in uw dossier zullen in beginsel onzichtbaar gemaakt worden.

5.2 Recht op correctie

U hebt het recht om onjuiste persoonsgegevens te rectificeren. Tevens kunt u uw gegevens aanvullen. Bijvoorbeeld met een second opinion van een andere zorgaanbieder of uw eigen visie op een behandeling. Zorg er ook voor dat u wijzigingen in uw gegevens doorgeeft, bijvoorbeeld uw huisadres bij een verhuizing of wijziging van een telefoonnummer. Voor eenvoudige administratieve wijzigingen kunt u gewoon de praktijk bellen of mailen. Voor een complexer (inhoudelijk) verzoek vindt correctie plaats in overleg met uw behandelaar.

5.3 Recht op verwijdering

U hebt het recht op verwijdering van uw gegevens. Als u dat wilt dan dient u ons een schriftelijk verzoek te sturen, met omschrijving van welke gegevens verwijderd zouden moeten worden. Wij zullen dan binnen uiterlijk 3 maanden reageren op uw verzoek. Uw verzoek tot (gedeeltelijke) verwijdering van uw gegevens wordt ingewilligd tenzij het bewaren van de gegevens voor een ander van aanmerkelijk belang is (bijvoorbeeld bij een lopende klachtprocedure) en als er geen wettelijke voorschriften zijn die zich verzetten tegen vernietiging. Dit is ter beoordeling van uw behandelaar. Persoonsgegevens die wij nodig hebben om administratieve redenen (zoals declareren bij uw zorgverzekeraar) worden niet vernietigd. Wij zijn verplicht om uw schriftelijk verzoek te bewaren.

5.4 Overige rechten

U hebt tevens recht op informatie, beperking van de gegevensverwerking, recht op verzet tegen de gegevensverwerking en het recht op het verkrijgen van uw gegevens in elektronische vorm.

Indien u een van uw rechten wilt uitoefenen vragen wij u om schriftelijk een verzoek te doen. Onder aan dit privacybeleid kunt u vinden waar u een verzoek kunt indienen. EDB Psychologen streeft ernaar om binnen vier weken te reageren op uw verzoek.

5.5 Heeft u klachten?

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan kunt u dit het beste bespreken met uw behandelaar. Mocht dat niet tot het gewenste resultaat leiden dan kunt u ook contact opnemen met de praktijkmanager via onderstaand telefoonnummer of mailadres.

U heeft altijd ook de mogelijkheid dan hebt u de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Heeft u nog vragen?

Indien u nog vragen heeft kunt u contact met ons opnemen via:

EDB Psychologen BV
Graafseweg 194 D
5213 AP  DEN BOSCH
073-6100222
info@edb-online.nl